Remboursement des frais de transport des salariés

samedi 28 mars 2009

Depuis le 1er janvier 2009, de nouvelles modalités de prise en charge financière des trajets domicile-lieu de travail des salariés ont été mises en place. Chaque employeur doit en effet désormais participer aux frais d’abonnement à un transport en commun des salariés. Une aide facultative a également été instaurée pour les frais de carburant des salariés.

Participation obligatoire aux frais de transport en commun

Montant de l’aide

Les employeurs doivent prendre en charge au minimum 50 % de l’abonnement aux transports en commun souscrit par les salariés pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail.

Bénéficiaires

Jusqu’à l’année dernière, la participation de l’employeur aux frais de transport en commun de ses salariés n’était obligatoire que pour les salariés travaillant en Île-de-France.
Aujourd’hui, tous les salariés qui souscrivent un abonnement aux transports en commun pour se rendre à leur travail sont concernés. L’entreprise doit ainsi prendre en charge au moins la moitié de cet abonnement. À défaut, elle s’expose à devoir payer une amende pouvant aller jusqu’à 750 € (employeurs individuels) ou 3 750 € (sociétés ou associations).

Précision : l’employeur peut toutefois refuser cette prise en charge s’il verse déjà aux salariés concernés une indemnité pour leur trajet domicile-travail au moins égale au minimum légal, ou s’il organise leur transport.
Abonnements concernés
L’employeur doit participer aux « abonnements » souscrits par les salariés. Les billets achetés à l’unité sont donc exclus de la prise en charge obligatoire.

Par contre, peuvent être concernés :
 les abonnements à la SNCF, la RATP, le métro, le tramway ou encore au bus, qu’ils soient annuels, mensuels ou hebdomadaires, à nombre de voyages limité ou illimité ;
 et les abonnements à un service public de location de vélos comme, par exemple, les vélibs à Paris.

L’employeur n’est toutefois tenu que de participer au trajet le plus court en temps. Aussi, si le salarié prend, pour des convenances personnelles, un abonnement correspondant à un trajet supérieur en temps à celui qui doit être effectué pour se rendre au travail, son employeur peut ne le rembourser que sur la base de l’abonnement qui permet de faire strictement le trajet domicile-travail.

En revanche, la participation doit porter sur l’intégralité du trajet. En conséquence, si le salarié doit souscrire plusieurs abonnements pour se rendre au travail (exemple : un abonnement SNCF complété par un abonnement de bus urbains), l’employeur doit participer à 50 % du coût de chacun de ces abonnements.

Modalités de remboursement

Dans les faits, le salarié achète ses titres de transport puis les remet, ou, à défaut, les présente à son employeur. Ce dernier doit alors le rembourser, sur la base des tarifs de 2e classe, au plus tard à la fin du mois qui suit l’utilisation du titre de transport (sauf dans le cas d’un abonnement annuel, la participation étant alors répartie chaque mois).

Pour pouvoir être pris en compte au titre du remboursement, les titres de transport doivent permettre d’identifier le titulaire. Toutefois, s’agissant des abonnements à un service public de locations de vélos (qui ne comportent souvent pas le nom du bénéficiaire), une attestation sur l’honneur suffit pour obtenir le remboursement.

À noter : d’autres modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport peuvent être prévues par accord collectif, à l’exception de l’allongement des délais de remboursement.
Attention toutefois, en cas de changement de ces modalités, l’employeur doit veiller à avertir ses salariés au moins un mois à l’avance.
Information sur le bulletin de paie
Le montant des frais de transports collectifs pris en charge par l’employeur doit être mentionné sur le bulletin de paie des salariés concernés. À défaut, à compter du 1er avril 2009, une amende d’un montant de 450 € (employeurs individuels) ou de 2 250 € (sociétés et associations) pourra être infligée aux contrevenants.

Exonération sociale et fiscale

Cette participation obligatoire est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
De même, si l’employeur participe au-delà du minimum légal, ce surplus n’est pas soumis à cotisations sociales dans la limite des frais réellement engagés, excepté lorsque le salarié bénéficie d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. En revanche, il est en principe imposable.

Participation facultative aux frais de carburant

Bénéficiaires

Les employeurs peuvent désormais directement prendre en charge les frais de carburant des salariés qui utilisent leur voiture personnelle pour venir au travail ou les frais d’alimentation de véhicules électriques, soit car le lieu de résidence habituelle ou de travail n’est pas couvert par les transports collectifs, soit car leurs horaires les empêchent d’utiliser ces transports.

Précision : sont toutefois exclus du dispositif les salariés qui bénéficient d’un véhicule mis à disposition par l’employeur et qui se font rembourser les dépenses de carburant ou d’alimentation électrique, ceux logés dans des conditions telles qu’ils n’ont aucun frais de transport pour se rendre à leur travail, et ceux dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.
Attention, rien n’oblige l’employeur à mettre en place en place une telle aide, mais celui qui décide de la mettre en œuvre doit alors en faire bénéficier l’ensemble des salariés contraints d’utiliser leur voiture personnelle, selon les mêmes modalités, et en fonction de la distance domicile-travail qu’ils effectuent.

Mise en place et modalités de remboursement

En pratique, la mise en œuvre de cette aide se fait par accord d’entreprise, ou dans les entreprises dépourvues de délégué syndical, par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, s’ils existent.
Quant aux modalités de remboursement, c’est le salarié qui doit communiquer à l’employeur les éléments justifiant cette prise en charge. L’employeur peut alors procéder au remboursement.

À noter : en cas de changement des modalités de remboursement définies, l’employeur doit, là encore, avertir les salariés au moins un mois à l’avance.
Information sur le bulletin de paie
Comme pour les frais d’abonnement aux transports en commun, le montant des frais de carburant ou d’alimentation électrique pris en charge par l’employeur doit être mentionné sur le bulletin de paie des salariés concernés, faute de quoi une amende de 450 € (employeurs individuels) ou de 2 250 € (sociétés et associations) pourra être infligée aux contrevenants à partir du 1er avril 2009.

Exonération sociale et fiscale

Cette contribution facultative est exonérée d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales, mais seulement dans la limite de 200 € par an et par salarié.

Source : TPE-PME.com